Как найти время для продаж и оптимизировать бизнес-процесс

Руководитель интернет-магазина считает, что менеджеры могут продавать больше, если будут не только входящие заявки обрабатывать, но еще и работать со старыми клиентами. Решили проверить бизнес-процесс на возможность что-то улучшить. Проверить свой отдел продаж можете по чек-листу, (чтобы его получить, переходите тут).
Менеджеры говорят, что у них нет времени.
Для того, чтобы понять, есть время или нет, первое, что мы сделали — описали бизнес процессы.

Зачем описывать бизнес-процесс?

  • Понимание процессов поможет сократить время на работу
  • Можно улучшить действия, когда понятно, что за чем идёт.
  • Сотрудники вовлекаются в работу, что дает дополнительную мотивацию.
  • Быстрее ввести в должность новых сотрудников.
Еще причины я описал в статье
Мы с менеджерами описали бизнес процессы, как они их представляют. Оказалось, что есть некоторые расхождения. Когда сотрудники описали свои бизнес процессы их оказалось около 12. Но когда мы вместе начали уточнять, то получили 40 процессов.
Пришлось обсуждать и уточнять, как же должно быть. После этого мы пришли к общим выводам.
Далее нужно разложить рабочее время на составляющие.
Благодаря этому можно найти закономерность траты времени.
Представьте, что у вас в день есть 5 бизнес-процесса. Но они не всегда идут подряд.
1-2-4
1-3-5
2-3-4
4-5-3
Причем, важно учесть тот фактор, что когда человек переключается между разными процессами, он теряет внимание и время на перестройку. И поэтому быстрее устает, становится менее внимательным.
Поэтому, если объединить схожие действия, то вы будете меньше уставать. В примере можно объединить процесс 4.

Что мы сделали:

1) провели встречу с сотрудниками, на которой описали бизнес-процессы. Оказалось что есть процессы, которые можно совместить, сократить и даже убрать. Некоторые можно делать быстрее. Когда записали все процессы, выбрали, что и с какими можно сделать.
2) сделали распределение исходящих звонков по дням, по сотрудникам. Теперь каждый сотрудник обязан выделить 1 день только на исходящие звонки по своим старым клиентам. Тем самым напоминая им о сотрудничестве.
3) рассчитали новую мотивационную схему продавцам, где учли план продаж, работу со старыми клиентами и общий командный результат.

С какими трудностями столкнулись, когда оптимизировали бизнес-процесс:

  • Сотрудники, которые давно работали считали, что и так все нормально и незачем что-то менять.
  • Не все сразу начали применять новые правила и руководитель отдела вынужден был
  • Большое количество процессов  напугало некоторых сотрудников. Пришлось еще раз объяснять, что они и так все это выполняют. А мы лишь обозначили их действия.
  • Не все процессы зависят от продавцов. Иногда приходится разделять один процесс на несколько.
Например, у клиента все узнали, уточнили, согласовали, подготовили документы. Выслали на окончательное утверждение. Но руководитель клиента захотел внести небольшое изменение. А это новый расчет стоимости, перенос сроков. На производстве было окно на сегодня, но т.к. срок перенесли на завтра, пришлось стать в очередь и заказ выполнить через день. Итого, задержали продажу на три дня. Клиент недоволен, продавцу пришлось вести дополнительные переговоры, тратить время.
В итоге, составили план изменений.
Не ждите быстрых изменений. По моему опыту, нужно от 1-го до 3-х месяцев систематической работы, чтобы закрепить нововведения.
Чтобы заказать работу по оптимизации бизнес процессов в компании, напишите мне письмо makarenko.r@i.ua или звоните: 0982767767